DB32/T 5344-2026 文物藏品档案管理规范

　　ICS 01.040.01 CCS A 14

　　江 苏 省 地 方 标 准

　　DB32/T 5344—2026

　　文物藏品档案管理规范

　　Management specification of cultural relics archives

　　2026‑02‑06 发布 2026‑03‑06 实施

　　江苏省市场监督管理局 发 布中 国 标 准 出 版 社 出 版

　　DB32/T 5344—2026

　　目 次

　　前言 Ⅲ

　　1 范围 1

　　2 规范性引用文件 1

　　3 术语和定义 1

　　4 组织机制及人员职责 2

　　4.1 组织机制 2

　　4.2 人员与职责 2

　　5 管理制度 2

　　6 藏品档案整理工作流程 2

　　6.1 收集 2

　　6.2 整理 5

　　6.3 编制目录 8

　　6.4 保管 8

　　6.5 利用 9

　　7 电子档案管理 9

　　7.1 电子文件的归档 9

　　7.2 电子档案的存储与备份 10

　　附录 A(规范性) 藏品登记信息及著录说明 11

　　A .1 文物藏品登记表 11

　　A .2 国有馆藏文物定级意见 24

　　附录 B(规范性) 动态跟踪记录表式样及著录说明 28

　　B .1 移动记录表 28

　　B .2 检测分析记录表 30

　　B .3 动态监测记录表 32

　　B .4 保护修复记录表 34

　　B .5 利用情况记录表 36

　　B .6 事故情况记录表 38

　　B .7 损坏记录表 40

　　B .8 鉴定记录表 42

　　B .9 退出馆藏记录表 43

　　附录 C(规范性) 册页式样及著录说明 46

　　C .1 照片册页 46

　　Ⅰ

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　　C .2 拓片册页 48

　　C .3 摹本册页 50

　　C .4 绘图册页 52

　　附录 D(规范性) 档案盒、卷皮、档案专用袋式样及著录说明 54

　　D .1 档案盒 、卷皮 、专用袋式样 54

　　D .2 档案盒 、盒脊 、卷皮著录说明 57

　　D .3 档案专用袋著录说明 58

　　附录 E(规范性) 卷内文件目录 、案卷目录 、藏品档案总目录式样及著录说明 59

　　E.1 卷内文件目录 59

　　E.2 案卷目录 61

　　E.3 藏品档案总目录 62

　　附录 F(规范性) 卷内备考表式样及著录说明 64

　　F .1 概述 64

　　F .2 档号 65

　　F .3 说明 65

　　F .4 立卷人 65

　　F .5 立卷日期 65

　　F .6 检查人 65

　　F .7 检查日期 65

　　F .8 历次使用记录情况 65

　　附录 G(规范性) 档号及档号章 66

　　G .1 档号示例 66

　　G .2 档号章式样 66

　　附录 H(资料性) 相关著录说明资料 67

　　H .1 馆藏文物定名说明 67

　　H .2 馆藏文物分类及示例 70

　　H .3 馆藏文物年代标识说明 72

　　H .4 馆藏文物完残状况说明 74

　　附录 I(资料性) 文物藏品档案管理制度汇编 77

　　I.1 《藏品档案人员岗位职责》 77

　　I.2 《藏品档案整理归档制度》 77

　　I.3 《藏品档案库房管理制度》 78

　　I.4 《藏品档案利用制度》 78

　　参考文献 79

　　Ⅱ

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　　前 言

　　本文件按照 GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草 。

　　请注意本文件的某些内容可能涉及专利 。本文件的发布机构不承担识别专利的责任 。

　　本文件由江苏省文物局提出并组织实施 。

　　本文件由江苏省文化和旅游标准化技术委员会归口 。

　　本文件起草单位：常州博物馆 、江苏省文物局 、南京博物院 、苏州博物馆 。

　　本文件主要起草人：朱敏 、施建刚 、刘旭东 、车宁 、张伟 、吴晓 、巢浩波 、谭杨吉 、巢臻 、杨海涛 、钱莺歌 、朱恪勤 。

　　Ⅲ

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　　文物藏品档案管理规范

　　1 范围

　　本文件规定了文物藏品档案管理工作组织机制及人员 、管理制度 、藏品档案整理流程 、电子档案管理 。

　　本文件适用于国有文物收藏单位文物藏品的建档工作，非国有文物收藏单位的文物藏品建档工作参照执行 。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款 。其中 ，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件 。

　　GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范

　　DA/T 1 档案工作基本术语

　　DA/T 13 档号编制规则

　　DA/T 22 归档文件整理规则

　　DA/T 50 数码照片归档与管理规范

　　DA/T 78 录音录像档案管理规范

　　JGJ 25 档案馆建筑设计规范

　　WW/T 0017 馆藏文物登录规范

　　3 术语和定义

　　下列术语和定义适用于本文件 。

　　3.1

　　文物藏品 collection of cultural relics

　　由文物收藏单位收藏的根据本单位的性质 、特点 、任务，按一定标准履行一定手续有计划入藏的具有历史 、艺术 、科学等价值的有关文物 、标本和实物资料/科技成果等 。

　　3.2

　　文物藏品档案 archives of the cultural relics

　　在文物藏品征集 、鉴定 、入藏 、编目 、保管 、保护 、研究和利用等工作中形成的，形式包括文字 、图表 、照片 、拓片 、摹本 、电子文件等有关藏品本体属性 、藏品管理工作和其他相关事项的各种形式和载体的文件材料，包括文字 、图表 、照片 、拓本 、摹本 、电子文件等 。

　　3.3

　　归档文件 archival document

　　文物收藏机构按照行业规范和档案管理标准 ，将文物藏品档案进行系统收集 、分类整理 、审核校验 、编 目 著 录 后 ，正 式 纳 入 博 物 馆 档 案 管 理 体 系 ，实 现 规 范 化 存 储 与 管 理 ，所 形 成 的 纸 质 和 电 子 文 件材料 。

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　　3.4

　　案卷 file

　　由互有联系的若干文件组合而成的藏品档案保管单位 。

　　[来源：DA/T 1—2000，5.9] 3.5

　　档号 archival code

　　以字符形式赋予藏品档案实体的，用以固定和反映藏品档案排列顺序的一组代码 。

　　[来源：DA/T 1—2000，3.2]

　　4 组织机制及人员职责

　　4.1 组织机制

　　文物藏品档案工作应建立相应的行政管理体系 ，实行分管领导负责制 ，并成立文物藏品档案工作领导小组，协调处理藏品档案工作重大事项 。

　　4.2 人员与职责

　　4.2.1 文物收藏单位应配备专(兼)职档案员和信息技术人员 。

　　4.2.2 专职档案员，掌握档案工作法律法规 、规章制度 、标准规范，掌握档案专业基础知识 、档案业务工作方法和技能 。承担本单位所有与文物藏品相关档案文件材料的收集 、管理与利用等业务指导 ，负责确定归档范围 、总目录维护 、档案盘库 、监督检查 、统计分析和特殊载体档案管理等工作 。

　　4.2.3 兼职档案员，掌握档案专业基本知识 、档案基础业务工作方法和技能 。负责及时收集 、整理与所保管的文物藏品相关的各项档案材料，对归档材料的原始性 、齐全性和完整性负责，履行藏品档案电子与纸质双轨制管理职责 。

　　4.2.4 信息技术人员，为文物藏品档案管理提供技术支持，维护文物藏品电子档案数据安全，建立安全存储与备份机制 。

　　5 管理制度

　　5.1 文物藏品档案应实行双轨制管理，即纸质和电子档案双套保存，档号一致 。

　　5.2 文物收藏单位应建立文物藏品档案管理相关制度，对本单位文物藏品档案的收集 、整理 、归档 、保管与利用进行双轨制管理，即纸质和电子档案双套保存，档号一致 。

　　5.3 管理制度包括但不限于《藏品档案库房管理制度》《藏品档案人员工作职责》《藏品档案整理归档制度》《藏品档案利用制度》，具体内容可参考附录 I。

　　5.4 各项管理制度应在藏品档案库房区域进行公布，增强全员档案管理意识 。

　　6 藏品档案整理工作流程

　　6.1 收集

　　6.1.1 概述

　　确定归档范围，文物藏品档案的归档内容为每件文物藏品的相关信息材料，主要为文物的基本信息 、文物的管理信息和文物的影像信息三部分 。

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　　6.1.2 文物的基本信息

　　6.1.2.1 概述

　　文物藏品本体属性相关的信息资料，包括《馆藏文物编目卡》《文物藏品登记表》。

　　6.1.2.2 馆藏文物编目卡

　　对文物藏品进行编目时填写的记录文物藏品信息的卡片，系统记录文物藏品基本信息 、特征描述 、来源与流转 、保护修复 、鉴定与研究 、图像拓片等 。应归档原件 ，或打印一份纸质版归档 。基本信息著录说明参照 WW/T 0017。

　　6.1.2.3 文物藏品登记表

　　记录文物藏品核心身份信息 、权属来源及管理数据等各类详细信息的标准化表格 。应归档原件 ，或打印一份纸质版归档 。藏品登记表格式按照附录 A 中 A .1，相关著录说明可参考附录 H 。在本文件公布前已填写江苏省文物局所制《藏品档案》，应归档原件，后期再打印一份《文物藏品登记表》归档 。

　　6.1.3 文物的管理信息

　　6.1.3.1 概述

　　文物藏品管理工作过程中形成的各种形式的文件材料 ，包括文物定级材料 、入馆/入藏凭证 、征集过程材料 、动态管理信息 、保护修复材料 、退出馆藏文件材料 、文献材料以及其他相关文件材料 。

　　6.1.3.2 文物定级材料

　　指文物藏品进行定级时产生的各种文件材料 ，包括但不限于《国有馆藏文物定级意见》、历次定级意见 、一级文物国家文物局备案材料 。若未通过备案，应归档原一级定级意见 、未通过证明材料及降级后再次定级意见 。应归档原件 ，原件已归档至其他案卷的 ，宜归档复印件 ，并在《卷内文件目录》“参见号 ”栏内，填写原件所归档案卷的档号和文件编号。《国有馆藏文物定级意见》格式与著录说明见 A .2。

　　6.1.3.3 入馆/入藏凭证

　　记录馆藏文物入馆和入藏时的详细信息 ，宜归档原件 。既有《入馆凭证》又有《入藏凭证》的 ，二者均需归档 。原件已归档至其他案卷的，宜归档复印件，并在《卷内文件目录》“参见号 ”栏内，填写原件所归档案卷的档号和文件编号 。

　　6.1.3.4 征集过程材料

　　指文物藏品征集过程中产生的各种文件材料 ，包括但不限于征集过程中形成的征集清单 、专家鉴定意见 、征集合同等材料，以及与征集物相关的有价值的背景资料等 。应归档原件，原件已归档至其他案卷的 ，宜归档复印件 ，并在《保护修复记录表》“参见号 ”栏内 ，填写原件所归档案卷的档号或文件编号 。不同来源途径所需收集的征集材料应涵盖以下内容 。

　　a) 来源方式为“购买 ”的 ，应收集拟征集清单 、专家鉴定意见书 、价格谈判或协商会议记录 、购买合同 、最后确认的征集品清单等相关征集资料;

　　b) 来源方式为“接受捐赠 ”的，应收集捐赠物清单 、捐赠(收藏)证书复印件 、捐赠人背景资料和捐赠物流传经历等相关征集资料;

　　c) 来源方式为“考古发掘 ”的，应收集发掘品移交清单 、省级文物行政部门对发掘品分配的批复 、出土遗址/墓葬详细信息等相关征集资料;

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　　d) 来源方式为“移交 ”的，应收集执法移交部门与接收部门的移交文物清单 、结案说明 、省级文物鉴定机构鉴定记录 、省级文物行政部门的指定收藏批示(一级文物应有国家文物局备案手续)等相关移交资料 。

　　6.1.3.5 动态管理信息记录

　　指收藏单位日常业务工作中生成的 ，记录文物藏品在保护 、研究 、利用过程中动态信息的各类记录 ，包括：移动记录 、检测分析记录 、动态监测记录 、保护修复记录 、利用情况记录 、事故情况记录 、损坏记录 、鉴定记录和退出馆藏记录等 。动态记录表式样按照附录 B 中表 B . 1~表 B .9 。动态信息有新增内容 ，应保留原表单，可在原记录表单上手写续填相关记录，或重新打印后新表单增加到档案中 。

　　6.1.3.6 保护修复材料

　　指文物藏品在保护过程中生成的各种文件材料 ，包括但不限于修复方案 、评审报告 、审批文件 、项目合同 、检测分析报告 、修复记录 、修复报告 、验收报告等 。应归档原件 ，原件已归档至其他案卷的 ，宜归档复印件，并在《卷内文件目录》“参见号 ”栏内，填写原件所归档案卷的档号和文件编号 。

　　6.1.3.7 退出馆藏文件材料

　　指文物藏品在退出馆藏过程中生成的核准备案材料 ，包括但不限于评估报告(或相关书面证明材料)、文物收藏单位集体研究意见 、馆藏文物退出后的处置方案 、公示情况，以及文物行政主管部门的审批文件等，应归档原件 。

　　6.1.3.8 文献资料

　　指与文物藏品有关的具有保存价值的历史文献 、专著 、论文 、研究报告 、文摘 、报道等文字资料和录像带 、录音带 、幻灯片 、电影胶片等影像资料 。 录像 、录音等影像资料应按 DA/T 78 转换为数字格式 ，并根据 GB/T 18894 进行整理与归档 。

　　6.1.3.9 其他相关文件材料

　　指文物藏品在入藏 、编目 、保管 、保护 、展陈 、研究和利用等工作过程中形成的具有保存价值的其他文件资料 ，包括但不限于历史档案材料 、展陈大纲 、文物借展材料等 。应归档原件 ，原件已归档至其他案卷的，宜归档复印件，并在《卷内文件目录》“参见号 ”栏内，填写原件所归档案卷的档号和文件编号 。

　　6.1.4 文物的影像信息

　　6.1.4.1 概述

　　文物藏品相关的影像信息，包括照片 、拓片 、摹本 、绘图 。

　　6.1.4.2 照片

　　文物藏品档案应收录文物藏品的全貌和重要局部特征照片 ;文物本体发生重大变化前后对比照片 ，修复前后对比照片;文物藏品档案还宜收录文物藏品的重要纹饰 、印记 、款识 、铭文等局部照片，残损部位照片 ，保护监测记录照片 ，与藏品有关的重大活动照片等 。纸质档案中应用相纸(感光)扩印至少一张反映文物全貌的照片 ，粘贴在《照片册页》(式样按照附录 C 中 C . 1)，或者直接在《照片册页》上彩色打印照片 。文物藏品的原始照片也应归档 。文物活化利用的高清数码照片 、保护与利用过程的照片等可归档电子文件，参照 DA/T 54 执行 。

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　　6.1.4.3 拓片

　　进行过拓片的文物藏品，文物藏品档案应收录器形 、铭文 、图案等的拓片原件，粘贴在《拓片册页》(式样及著录说明按照 C .2)。 拓片原件已独立组卷的，应填写原件所归档案卷的档号或文件编号 。

　　6.1.4.4 摹本

　　进行过临摹的文物藏品，文物藏品档案应收录文字 、绘画 、纹饰等的摹本原件，粘贴在《摹本册页》(式样及著录说明按照 C .3)。

　　6.1.4.5 绘图

　　文物藏品档案应收录反映文物藏品整体形 、貌或重要局部特征的平面图 、立面图 、剖面图或复原图等绘图原件 ，粘贴在《绘图册页》(式样及著录说明按照 C .4)。 当绘图原件是酸性材料时 ，宜在其与档案之间放置一层无酸隔离纸 。

　　6.2 整理

　　6.2.1 整理流程

　　藏品档案整理流程图见图 1。

　　收集

　　[按归档范围收集文件材料

　　[放在卷内最后一页

　　填写备考表

　　组卷

　　[按要求排列活页不装订

　　[视案卷情况可装1至n卷

　　装盒,填写背脊内容

　　编页码

　　[流水号

　　编制案卷目录

　　编档号

　　[一件一档号

　　上架排列,确定案卷存储地址 [做指引卡

　　编制卷内目录

　　[目录放在卷内第一页

　　案卷总目录

　　装入案卷封皮

　　图 1 藏品档案整理流程图

　　6.2.2 归档时间

　　文物藏品档案的归档时间应遵循以下规则 。

　　a) 应在完成新进文物账目登记后一个日历月内完成文物藏品档案立卷工作 。

　　b) 征集过程材料，应自藏品入藏之日起一个日历月内完成归档工作 。

　　c) 保护修复材料，应自项目结项之日起一个日历月内完成归档工作 。

　　d) 文献资料 ，本单位人员针对本单位文物藏品的研究论著 ，应在正式发表或正式出版之日起一周内完成归档工作 ;非本单位或人员针对本单位文物藏品的研究论著 ，宜尽快收集并完成归档

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　　工作 。

　　e) 藏品管理工作产生的动态记录 、文件材料，应在整个利用流程全部完成后进行收集与整理，动态归档 。

　　f) 照片 、拓片 、摹本 、绘图等影像信息，应在取得原始文件之日起一个日历月内完成归档工作 。

　　6.2.3 组卷

　　每件(套)文物的基本信息 、管理信息 、影像信息等材料立一个案卷 。

　　6.2.3.1 卷内文件材料组合排列顺序

　　卷内文件材料的排序应遵循以下规则 。

　　a) 卷内的文件材料应按类别排序 ，其顺序为：卷内文件目录 、文物藏品的基本信息 、文物藏品的管理信息 、文物藏品的影像信息 、卷内备考表 。

　　b) 同一类别的文件材料应按形成时间先后排序 ，形成时间早的在前 ，晚的在后 ;同一文件 ，应文字部分在前，图样部分在后 。

　　c) 同一文件，应原件在前 、复印件在后，原文在前 、释文在后 。

　　d) 续补 、新增的文件材料应按归档时间先后顺序排列 。

　　6.2.3.2 编页码

　　卷内文件页码的编制应遵循以下规则：

　　a) 应从 1 开始逐页编制流水号，页码宜标注于文件右上角空白位置;

　　b) 文件反面有内容也需编制页号，宜标注于文件左上角空白位置，反面空白则不用编制;

　　c) 若有续补 、新增的文件材料，其页号在最后一个页号依次顺延;

　　d) 卷内文件目录 、卷内备考表不编制页号 。

　　6.2.4 案卷装帧

　　文物藏品档案的装帧应遵循以下规则 。

　　a) 文物藏品档案应采用活页形式，不装订 。

　　b) 文物档案应采用国际标准 A4 幅面 ，档案材料大于 A4 幅面的应折叠成 A4 幅面 ，小于 A4 幅面的宜粘贴在 A4 幅面的纸上或装入档案专用袋内收录 。

　　c) 照片 、绘图 、拓片 、摹本应粘贴(或打印)在相应的《册页》上，或装入文物藏品档案专用袋内收录 。 《册页》式样按照附录 C，档案专用袋式样按照附录 D 中的 D .3。

　　d) 录像带 、录音带 、幻灯片 、底片 、磁盘 、光盘等不便装订的档案材料 ，应装入文物藏品档案专用袋内收录 。档案专用袋式样及著录说明见 D .3。

　　e) 文物藏品档案应使用统一的卷皮 、卷盒 、卷内目录和备考表 。卷皮 、卷盒规格及著录说明见附录

　　D，卷内目录按照附录 E，备考表格式按照附录 F。

　　f) 卷内备考表是记录案卷里档案变动情况或利用情况 ，每次有变动都要记录在备考表 ，可累计记录，写满了再换新的备考表 。替换下来的备考表仍需保留 。

　　6.2.5 编制档号

　　6.2.5.1 档号的设置规则

　　档号的设置依据 DA/T 13，遵循唯一性 、一致性 、稳定性 、扩充性 、简单性和适用性等原则 。

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　　6.2.5.2 文物藏品档号的构成

　　7

　　全宗号 类别号 案卷号 件号

　　注：上 、下位代码之间用“‑ ”连接，同一级代码之间用“ ·”隔开 。

　　

　　文件排列顺序号

　　案卷排列顺序号

　　各层级档案类别的代码(藏品 . 分类 . 藏品号 . 级别)

　　单位代码

　　图 2 档号的构成

　　6.2.5.3 代码标识

　　文物藏品档号里的单位代码 、类别代码以及等级代码，应当遵循以下规则 。

　　a) 单位代码

　　单位代码 ，代表立档单位的代号 ，用字母与数字的结合标识 ，其中第 1 位用大写字母标识 ，后 3位用阿拉伯数字标识顺序号 。省直属文物收藏单位以 S 为第 1 位字母标识 ，十三个地级市按以下原则为第一位字母标识 ，地级市给所辖地区文物收藏单位编顺序号 ，并上报省文物行政部门备案 。

　　表 1 江苏省各文物收藏单位代码标识

　　文物收藏单位隶属

　　省直属

　　南京

　　无锡

　　徐州

　　常州

　　苏州

　　南通

　　单位代码字母标识

　　S

　　A

　　B

　　C

　　D

　　E

　　F

　　文物收藏单位隶属

　　连云港

　　淮安

　　盐城

　　扬州

　　镇江

　　泰州

　　宿迁

　　单位代码字母标识

　　G

　　I

　　J

　　K

　　L

　　M

　　N

　　b) 类别号代码

　　一级类别号藏品用大写“CP ”表示，一级类别号为必选项 。

　　二级类别号根据参照 WW/T 0017 馆藏文物的 35 类别编制 。二级类别号为可选项 ，文物收藏单位可根据本单位藏品管理实际需要选择性采用 。

　　c) 文物等级代码

　　用 1、2、3、0、9 表示文物等级代码。“1 ”为一级文物，“2 ”为二级文物，“3 ”为三级文物，“0 ”为一般文物，“9 ”为未定级文物(包括参考品 、标本 、资料等)。

　　6.2.5.4 档号章

　　档号章的加盖与修改，应遵循下列规则 。

　　a) 每件文件首页上端空白处应加盖档号章，档号章式样按照附录 G 。

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　　b) 可定制档号印章，或定制不粘胶的标贴，将档号直接印上面，贴在文件上 。

　　c) 若有文物级别调整，档号发生变化，宜用不粘胶把原档号章覆盖住，直接盖上(或贴上)新的档号即可 。

　　6.3 编制目录

　　6.3.1 卷内文件目录

　　卷内文件目录由档号 、序号 、责任者 、题名 、日期 、页号 、参见号 、备注组成 。式样及著录说明见 E .1。卷内文件目录应放在案卷首页 。

　　6.3.2 案卷目录

　　案卷目录由序号 、档号 、案卷(藏品)题名 、盒号 、备注组成 。式样及著录说明见 E .2 。案卷目录装订后由各库兼职档案员管理，作为纸质检索工具 。

　　6.3.3 藏品档案总目录

　　藏 品 档 案 总 目 录 由 库 房 、盒 号 、档 号 、案 卷(藏 品)题 名 、档 案 存 址 、备 注 组 成 。式 样 及 著 录 说 明 见E .3 。总目录装订后由总账(室)保存 。

　　6.3.4 藏品档案存放指引卡

　　藏品档案上架排列后 ，由专职档案员制作藏品档案存放指引卡 ，并固定在档案库装具上 。指引卡应由各单位根据档案库房装具情况，统一定制尺寸 。指引卡内容由藏品档案类别(或级别)、柜号(或行列)、盒号组成 。

　　6.4 保管

　　6.4.1 基本要求

　　藏品档案的存储与保管应遵循以下规则 。

　　a) 藏品档案存储和保管应确保实体安全和信息安全 ，选择符合要求的装具 ，对档案进行存储和保管 。

　　b) 藏品档案盒应按藏品级别与类别分别上架排列 ，档案排列自上而下 ，自左向右 ，排列有序 ，前后一致 。

　　c) 按藏品档案盒的排列顺序，统一编制盒号，并制作藏品档案存放指引卡 。

　　d) 专职档案员应每月定期检查藏品档案的情况 。

　　6.4.2 库房管理

　　藏品档案库房的管理应遵循以下规范 。

　　a) 文物藏品的纸质档案 ，应采取集中式库房管理方式 ，由专职档案员负责管理 。在档案库房用房条件紧张情况下，也可因地制宜与藏品管理相配套，在各库区设立专用档案柜进行统一管理 。

　　b) 根据“JGJ 25 ”要求 ，严格控制藏品档案库房的温度与湿度 ，并做好防水 、防火 、防盗 、防潮 、防高温 、防强光直射 、防鼠 、防虫，定期打扫卫生，保持清洁 。

　　c) 做好藏品档案库房的安全工作 。严格控制保管库房钥匙 ，未经许可人员不应擅自进入档案库房 ，进出库应填写“藏品档案室人员进出登记表”，库房内不应寄放其他物品 。每月应定期检查藏品档案库的安防和消防设备 ，可填写“ 藏品档案保管环境与设备监测记录表 ”并及时排除隐患 。

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　　6.4.3 档案装具

　　6.4.3.1 柜类装具、架类装具

　　档案库房内的每组柜架 ，应在便于管理 、方便查找的原则下 ，放置井然有序 ，排架方法应避免频繁倒架 。每个档案柜不应满排档案盒，应给文物管理工作的档案材料留足增量余地 。

　　6.4.3.2 档案盒

　　档案盒式样及著录说明见附录 D 。档案盒脊应设置收藏单位 、档号 、案卷数 、盒号等必备项 。档案盒的外形尺寸为 310 mm×220 mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为 20 mm~ 60 mm 不等 。根据案卷情况，一个档案盒可装 1~N 卷 。档案盒应采用无酸纸制作 。

　　6.4.3.3 卷皮

　　每个案卷需加装卷皮 。卷皮封面应设置档号 、名称 、级别 、总登记号 、收藏单位 、立卷日期 。式样及著录说明见附录 D 。

　　6.4.3.4 档案专用袋

　　用于装照片 、光盘等 。专用袋式样见附录 D 。

　　6.4.4 期限

　　文物藏品档案的期限为永久 。

　　6.4.5 密级

　　文物藏品档案的密级为秘密级，不公开，汉字代码为秘密 。

　　6.5 利用

　　藏品档案的利用应遵循以下规范 。

　　a) 收藏单位应依据法律法规管理文物藏品档案，合理利用文物资源，开放共享部分文物信息，涉密的信息资料除外 。

　　b) 文物藏品档案仅限于得到授权人员在规定区域内查阅使用，不对外出借 。

　　c) 需要查阅藏品档案者，优先查阅电子档案 。

　　d) 确实需要查阅纸质档案，应履行审批制度，并履行登记手续 。

　　e) 查阅的纸质档案应妥善保管 ，不应涂改 、勾画 、拆卷 、抽换 ，防止污损 。用毕及时归还 ，并办理注销手续，不应转借 。

　　f) 归还纸质藏品档案时，档案管理人员应及时检查，确保档案为原件，如发现丢失 、损坏 、缺页等情况，应依照相关规定追究有关人员责任 。

　　g) 外单位人员需要对文物藏品的纸质档案进行复印、拍照，或是下载打印电子档案，应履行审批制度，一级文物藏品档案需经省文物行政部门许可，二级、三级文物藏品档案需经上级文物主管部门许可。

　　7 电子档案管理

　　7.1 电子文件的归档

　　7.1.1 已制作 、收集 、积累的电子文件应由该文件的形成办理工作人员及时提交归档，占据存储空间大的

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　　数据可离线存储 ，并将光盘 、移动硬盘等特殊载体移交专职管理员集中保管 。档案员应做好归档藏品信息数据的整理 、编目 、赋予档号，形成卷内目录和案卷目录，打印归入藏品纸质档案并负责日常保管 。

　　7.1.2 应以通用或开放格式收集 、存储并归档二维影像 、三维数据和录音录像的电子文件 。

　　a) 二维影像数据电子文件宜使用 JPG 、TIFF、RAW 等通用格式;

　　b) 三维数据使用 OBJ、STL、XYZ、STEP、DAE、MAX 、PLY 等通用格式;

　　c) 录音类电子文件宜使用 WAV 、MP3、AAC 等通用格式;

　　d) 录像类电子文件以 MPG 、MP4、FLV 、AVI 等通用格式 。

　　7.2 电子档案的存储与备份

　　应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线和离线的方式，完成电子档案的存储 。

　　a) 在线存储：应利用计算机网络高速存储和实时调用电子档案信息 ，通过服务器或服务器集群实现信息数据的存储和管理;

　　b) 离线存储：应采用安全可靠 、便于长期保存的离线存储介质进行电子档案的长期归档存储和备份存储 ，并根据存储介质厂商规定的使用期限进行定期转储 。完成电子档案的离线存储后 ，应整理编目并集中统一管理 。

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　　附 录 A

　　(规范性)

　　藏品登记信息及著录说明

　　A.1 文物藏品登记表

　　A.1.1 概述

　　文物藏品登记表见表 A .1。

　　表 A.1 文物藏品登记表

　　文物名称

　　原名

　　总登记号

　　入藏日期

　　入馆凭证号

　　入馆日期