T/CNEA 026-2022 核行业文档管理指标和评价体系

　　ICS 01.140.20

　　CCS A 14

　　团 体 标 准

　　T/CNEA 026—2022

　　核电行业文档管理指标和评价体系

　　Document and records management indicators and evaluation system for nuclear power industry

　　2 0 2 2 - 0 9 - 2 1 发 布

　　中国核能行业协会 发 布

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　　目 次

　　工

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　　前 言

　　本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规 定起草。

　　请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件发布机构不承担识别这些专利的责任。

　　本文件由中国核能行业协会提出并归口，技术支持单位为上海核工程研究设计院有限公司、核工 业标准化研究所、苏州热工研究院有限公司。

　　本文件主要起草单位：福建福清核电有限公司、江苏核电有限公司、中国核动力研究设计院、大 亚湾核电运营管理有限责任公司、中核国电漳州能源有限公司、上海核工程研究设计院有限公司、海 南核电有限公司、华能石岛湾核电开发有限公司。

　　本文件主要起草人：邱杰峰、程莉红、施千里、胡丹丹、杨伟伟、查凤华、李奕奕、白轶、杨静、 沈洪伟、汪红梅、詹超铭、邢一杰、陆翼卉、陈智文、刘朋朋、李昌银、马月军、秦绪涛、周梅、田 甜、王志慧、张军帅、郭林越、郑东。

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　　核电行业文档管理指标和评价体系

　　1 范围

　　本文件明确了核电行业文档管理的具体指标、每个指标的含义、统计方法以及管理目标;明确了 核电行业文档工作评价的流程、评价的组织、评价的方法、评价的指标项，评价报告的模板。

　　本文件适用于核电行业的文档管理指标的制定、统计和评价。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文 件，仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适 用于本文件。

　　GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求

　　GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范

　　DA/T 28 建设项目档案管理规范

　　DA/T 31 纸质档案数字化规范

　　DA/T 42 企业档案工作规范

　　JGJ 25 档案馆建筑设计规范

　　NB/T 20523 核电文件档案管理要求

　　国家档案局令第10号 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定

　　档发〔2020〕5号 档案检查工作办法

　　中办发〔2012〕14号 国家机关公文处理办法

　　3 术语和定义

　　下列术语和定义适用于本文件。

　　3.1

　　文档 document and records

　　文件和档案的统称。

　　3.2

　　文档管理指标 document and records management indicators

　　衡量文档管理控制的一组数据信息。

　　注：完整的指标由名称、定义、基础数据、计算方法、状态评价准则等组成。

　　3.3

　　文档管理指标体系 document and records management index system

　　用来考察、跟踪和评价企业文档管理领域主要管理活动状况及效果的工具，它是把客观上存在联

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　　系的、反映企业文档管理情况的若干指标，科学地加以分类和组合形成的有机体系。

　　3.4

　　对标 benchmarking

　　为改进企业某一管理领域的业绩，对比分析国内外同行或其他行业、组织的管理实践，查找出其 管理上值得学习的方面并加以应用的过程。

　　注：典型的对标过程包括：差距识别、标杆寻找、制订对标计划、学习分析、制定纠正行动、持续改进。

　　3.5

　　完整性 integrity

　　企业文档记述和反映企业建设、运营、研发、生产、服务和管理活动的全过程，文件材料齐全、 归档过程记录完备。

　　3.6

　　准确性 accuracy

　　企业文档材料内容真实，数据准确，签署完备。

　　3.7

　　系统性 systematic

　　企业文档分类科学，立卷和编目规范，排架合理，检索方便，符合国家或行业标准要求。

　　3.8

　　规范性 normativity

　　企业文档形成质量符合相关要求，档案整理符合标准的规定。

　　3.9

　　安全性 security

　　企业文档实体和内容采取有效保护措施，使其处于安全状态。

　　3.10

　　三纳入 three included

　　档案工作纳入企业领导工作议事日程、纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员 的经济责任制或岗位责任制。

　　3.11

　　四参加 four participate

　　档案部门或档案人员参加产品鉴定、科研课题成果评定、项目验收、设备开箱验收等活动。

　　3.12

　　四同步 four synchronization

　　企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件 积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定文件归档情况同步，项目总结与项目文件材料完成 归档同步。

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　　4 文档管理指标体系

　　4.1 文档管理指标设计原则

　　文档管理指标设计遵循以下原则。

　　a) 目标性：确保核电行业文档管理规范、安全、有效，符合核电行业建设、生产和运营管理要 求，符合公司发展战略目标;

　　b) 代表性：根据文档管理各方面实践及管理特点设计指标，真实反映各主要管理活动的业绩;

　　c) 实用性：指标设计立足现有核电行业文档管理实践，并适时引进国内外先进管理指标，在实 践后推广使用;

　　d) 经济性：指标设置需考虑管理指标投入资源与预期绩效改进之间的投入产出比;

　　e) 易获取：指标数据源易于取得;

　　f) 可量化：指标结果能够量化;

　　g) 可比性：指标应具有可比性，方便对标;

　　h) 时效性：指标能反映一段时间内的文档管理业绩。

　　4.2 文档管理指标体系建立

　　4.2.1 概述

　　根据文档在形成、归档、保管和利用不同阶段的特点，结合文档综合管理、业务管理横向对比和 总体提升的需要，建立文档管理指标体系，该指标包含文档综合性管理和文档业务管理两类指标，均 通过附录A 进行细化和体现。

　　4.2.2 文档综合性管理指标

　　从年度文档培训计划完成率、年度文档工作计划完成率、文档专职人员持证上岗率、年度归档计 划完成率、年度归档文件数字化率、近3年管理/技术创新成果数量方面进行评价，旨在帮助受评方建 立并实施年度培训计划，确保文档工作年度有计划、计划执行良好，确保专职文档人员完成上岗培训， 推动和提升归档文件数字化水平及文档管理和技术创新。

　　4.2.3 文档业务管理指标

　　详见附录A, 由四级类目和评分标准组成，从文档管理工作在文档管理体系、能力体系，文档的 完整性、准确性、系统性、规范性、安全性，及文档管理工作执行记录等方面进行评价，同时设置了 加分项和一票否决项，旨在帮助受评方查找到文档业务管理强项和待改进项，推动和提升文档管理工 作的规范化和标准化管理。

　　5 文档管理评价体系

　　5.1 文档管理评价的目标是帮助受评方建立符合法律法规和行业规范的文档管理体系，使其文档管理 活动符合法律法规、行业规范以及执照申请的要求;建立有效的文档管理程序，对文档工作的有效性 进行严格的控制和管理，使其满足建设与运营的要求;建立标准化的文档工作流程，确保企业文档工 作有效实施。

　　5.2 文档管理评价标准分为A 、B 、C 、D 、E5 个等级。

　　A 级：90分及以上

　　B 级：80分(含)～90分(含80分)

　　C 级 ： 7 0 分 ( 含 ) ~ 8 0 分 ( 含 7 0 分 )

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　　D 级：60分(含)~70分(含60分) E 级：60分以下

　　5.3 基本原则

　　a) 公正性原则：文档评价过程中，应以掌握的事实材料为依据，尊重客观事实，不带有主观随 意性，不受外界干扰，不迁就任何单位和个人的片面要求。

　　b) 科学性原则：文档评价过程前，应采用科学的定性和定量分析方法，制订符合评价对象客观 实际的评价方案。

　　c) 真实性原则：文档评价过程中，应本着一切从实际出发的原则，在充分了解现有材料的基础 上，通过访谈、观察等方法，得出真实的评价结论。

　　5.4 评价流程

　　评价过程可划分为三个阶段：自评、复评和问题跟踪。

　　5.4.1 自评

　　5.4.1.1 自评准备

　　a) 组建自评组

　　组长1名，要求为具有研究馆员及以上档案技术职称或有从事档案工作5年以上的档案部门负责 人经验。主要职责为：推动自评工作的全面实施;协调评价相关各方关系，保障评价工作的顺利开展; 为自评工作提供专家技术支持。

　　副组长1名，要求为具有馆员及以上档案技术职称。主要职责为：开展自评工作的实施;协调评 价相关各方关系，保障评价工作的顺利开展。

　　自评组员若干名(含质保领域专家1名),其任职资格要求为：有5年以上文档/质保领域工作经 验，在该领域有一定的技术管理水平，具有较强的业务及沟通能力。

　　b) 文件准备

　　在评价前10个工作日需完成文档管理相关文件资料的准备工作，文件资料包含但不仅限于以下 方 面 ：

　　——项目组织机构、管理规程、权责接口材料等;

　　——文档管理程序等;

　　——文档人员培训、文档管理“三纳入”“四参加”“四同步”记录等。

　　c) 确定评价指标评分项

　　附录A 涵盖了文档评价标准的所有指标体系，项目业主方或营运方根据项目阶段确定评估指标 权 重 ：

　　项目FCD 前，评估指标的权重分配建议如下：管理体系45%、能力体系40%、内容管理10%、管 理执行力5%。

　　项目建设阶段，评估指标的权重分配建议如下：管理体系20%、能力体系25%、内容管理40%、 管理执行力15%。

　　项目营运阶段，评估指标的权重分配建议如下：管理体系5%、能力体系10%、内容管理70%、 管理执行力15%。

　　项目业主方或营运方确定文档评价的范围，原则上项目FCD 前侧重于文档管理的组织机构、管理 体系、能力体系方面，侧重点在于促进项目相关各方文档管理体制机制的建立和健全;项目建设阶段 侧重评估总包方或主要建安单位的文档管理执行力，确保在文档大量产生的过程中，文档管控的有效 性，档案的完整性、系统性、准确性、规范性和安全性方面是否满足工程项目的验收要求。项目营运

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　　阶段侧重评估营运方文件控制的有效性、及时性，文档资源的开发利用。

　　评价组在实施评价工作前，可根据评价活动实施的具体情况将评价标准按百分制的形式量化处理， 从而符合各单位文档工作的客观实际情况。针对部分满足评价指标评分项的情况，如果评价指标中对 于部分满足评价指标的情况已明确量化指标的，按照该指标评分，如无明确的，根据评价专家组的意 见酌情评分。针对不涉及的评价指标项，专家组确认后直接给单项满分。

　　5.4.1.2 自评活动

　　a) 访谈。根据评价组成员的工作经验和文件资料情况，对可能存在的问题进行询问、核实的过 程。访谈方式可采取单人访谈、集体座谈、上层或下层访谈等形式开展。谈话内容可参考以下问题提 纲可供参考所列，可不全用，可有所调整，具体由评价组根据工作需要确定。谈话对象可选取本单位 或子公司(若有)的文档管理负责人、文档管理专/兼职人员：

　　——是否建立文档工作职责制度;

　　——本单位承担文档管理相应责任的情况;

　　——是否建立正常/异常情况下的职责和授权;

　　——是否指派人员负责管理工作;

　　—文档工作人员是否足够、人员工作强度情况如何;

　　——本单位关键的文档管理人员情况：包括他们在岗位上的工作时间、工作业绩、工作表现等 情 况 ;

　　——文档相关部门与其他部门的接口方式如何，是否有成效;

　　——采用业绩目标来监控和提高文档工作的情况;

　　——举行一次业绩目标评价的频度，效果如何;

　　——是否采取措施鼓励文档人员找到更好的满足各项文档管理需求的方法;

　　——为进一步提升文档管理工作，最应关注的问题;

　　——本单位文档管理工作的强项和突出亮点及存在问题，针对存在问题是否采取了相应措施。

　　b) 观察。根据现场观察文档工作的开展、执行情况，以及其动作的后果如何。

　　c) 查阅资料。根据可能出现的问题，调取并查阅相关文件支撑材料，并取得认证结果的过程。

　　d) 工具使用。为规范自评组员之间相互信息的交流，评价员在评价过程中用以记录评价过程中发 现的有价值的信息的工具，称之为记录卡(模板详见附录B)。

　　在使用记录卡过程中应遵循以下要求：

　　——在记录卡上记录时，应保证字迹清晰可辨;

　　——评价期间，评价员在发现问题的同时，应留意受评方做得好的方面，并记录;

　　——评价员在文档评价中把所发现的问题记录在记录卡上，应标识出所涉及的评价领域;

　　——如果记录卡上的内容涉及N 个评价领域，应重复填写N 个记录卡，以便按评价领域对记 录卡进行归类分析;

　　——将记录卡按领域进行分类收集，并将不同领域的记录卡进行归纳、分析;

　　——记录卡作为评价报告的附件。

　　e) 撰写自评报告。文档管理自评报告，是各单位根据文档管理评价标准，通过对目标文档管理工 作的全面调查、综合分析和科学判断，确定目标文档管理工作是否满足本单位建设与运营需求的文书。 自评报告应包括评价目的、评价范围、评价依据、评价活动概述与结论和附录C 部分内容。应对照文 档管理评价指标项逐项提供佐证材料，便于复评时核对。

　　5.4.2 复评

　　5.4.2.1 复评申请：各单位根据自身文档管理的现状及自我提升的需要，向评价组织单位中国核能 行业协会申请文档评价活动，由中国核能行业协会组织专家评价。

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　　5.4.2.2 复评方式

　　a) 组建评价组

　　组长1名，由非受评方单位成员担任，要求为具有研究馆员及以上档案技术职称或有从事档案工 作5年以上的档案部门负责人经验。主要职责为：领导、培训和指导评价员，实施评价工作;主持评 价组会议，制订评价计划;与受评方保持良好沟通联系;组织编制评价报告。

　　协调员1名，要求为具有副研究馆员及以上档案技术职称。主要职责为：协助组建评价组;收集 受评方文件、制度、程序等资料在评价前提供给专家组;协调访谈、现场观察等活动安排，与受评方 保持联系;协调后勤保障工作。

　　评价组员若干名(含质保专家1名),原则上由受评方以外的其他单位并接受过相关培训的人员组 成，要求为具有副研究馆员/高级工程师及以上技术职称或有从事档案/质保工作5年以上的档案/质保 部门负责人。评价组员的主要职责为：进行查阅文件、人员访谈和观察活动，填写记录卡;归纳总结 评价过程中发现受评方工作的良好实践和待改进项目。

　　b) 确定评价指标评分项

　　附录A 涵盖了文档评价标准的所有指标体系，项目业主方或营运方根据项目阶段确定评估指标 权 重 ：

　　项目FCD 前，评估指标的权重分配建议如下：管理体系45%、能力体系40%、内容管理10%、管 理执行力5%。

　　项目建设阶段，评估指标的权重分配建议如下：管理体系20%、能力体系25%、内容管理40%、 管理执行力15%。

　　项目营运阶段，评估指标的权重分配建议如下：管理体系5%、能力体系10%、内容管理70%、 管理执行力15%。

　　项目业主方或营运方确定文档评价的范围，原则上项目FCD 前侧重于文档管理的组织机构、管理 体系、能力体系方面，侧重点在于促进项目相关各方文档管理体制机制的建立和健全;项目建设阶段 侧重评估总包方或主要建安单位的文档管理执行力，确保在文档大量产生的过程中，文档管控的有效 性，档案的完整性、系统性、准确性、规范性和安全性方面是否满足工程项目的验收要求。项目营运 阶段侧重评估营运方文件控制的有效性、及时性，文档资源的开发利用。

　　评价组在实施评价工作前，可根据评价活动实施的具体情况将评价标准按百分制的形式量化处理， 从而符合各单位文档工作的客观实际情况。针对部分满足评价指标评分项的情况，如果评价指标中对 于部分满足评价指标的情况已明确量化指标的，按照该指标评分;如无明确的，根据评价专家组的意 见酌情评分。针对不涉及的评价指标项，专家组确认后直接给单项满分。

　　c) 复评活动

　　——访谈。参考5.4.1.2自评活动的访谈章节。

　　——观察。现场观察文档工作的开展、执行和自评价情况，以及其动作的后果如何。

　　——查阅资料。根据疑似存在的问题，调取并查阅相关文件支撑材料，并取得认证结果的 过 程 。

　　—日程安排。复评阶段原则上分为复评首次会、复评过程、复评末次会三个阶段，复评组可 根据实际评价计划灵活调整。

　　——工具使用。记录卡的使用参考5.4.1.2自评活动的工具使用章节。

　　——撰写复评报告。文档管理复评报告，是文档管理复评组根据文档管理评价标准，通过对目 标文档管理工作的全面调查、综合分析和科学判断，确定目标文档管理工作是否满足本单 位建设与运营需求的文书。复评报告应包括评价目的、评价范围、评价依据、评价活动概 述、受评方单位人员信息表与结论和附录C 部分内容。

　　5.4.2.3 评价跟踪管理

　　受评方在收到评价报告后，应认真审阅并研究评价结果、组织进行原因分析并按后续行动和改进 建议要求编制相应整改措施和整改行动计划，于收到本报告后2个月内将书面答复反馈至评价组织单 位，同时抄送本次评价专家组组长。

　　受评方应在承诺的整改计划时限内完成整改措施的实施，并将整改措施的实施情况及有关支持性 材料及时提交评价组织单位。在实施整改措施过程中有任何变更应及时向评价组织单位反馈。其中后 续行动的落实情况需要评价组织验证关闭，改进建议的有关改进行动落实情况由受评方验证关闭并反 馈验证信息给评价组织单位。

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　　附 录 A

　　(规范性)

　　文档管理评价指标项

　　核行业文档管理评价指标项见表A.1。

　　表 A.1 文档管理评价指标项

　　表 A.1 文档管理评价指标项 ( 续 )

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　　表A. 1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表 A.1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表A. 1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表 A.1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表A. 1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表 A.1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表A. 1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表 A.1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表A. 1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表 A.1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表A. 1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表 A.1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表A. 1 文档管理评价指标项 ( 续 )

　　表 A.1 文档管理评价指标项 ( 续 )

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　　附 录 B

　　(资料性)

　　文档管理评价记录卡模板

　　表 B.1 文档管理评价指标项

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　　附 录 C

　　(资料性)

　　文档管理评价报告模板

　　文档管理评价报告

　　被评价单位：

　　编制/日期：

　　审核/日期：

　　批准/日期：

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　　xxx× 年××月××日

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　　一、评价目的

　　为推动xxx 文档管理工作的规范化和标准化管理，经×x×申请，评价组于xx××年××月××日组织××× 文档管理工作评价活动。本次评价活动的目的是发现×××文档管理工作在文档管理体系，能力体系， 文档的完整性、准确性、系统性、规范性和安全性，文档管理工作执行记录等方面的强项和待改进项， 为日后档案专项验收奠定基础。

　　二、评估范围

　　文档管理体系，能力体系，文档的完整性、准确性、系统性、规范性和安全性，文档工作执行记录……

　　三、评估依据

　　能

　　文档管理评估工作的依据包含但不仅限于以下方面：

　　—企业质量保证安全规定(HAF 003);

　　——企业质量保证记录制度 (HAD 003/04);

　　——国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范;

　　——文件档案管理要求;

　　——质保大纲及合同;

　　——受评方组织机构、管理规程、权责接口等;

　　——受评方文档管理程序等。

　　四、评价活动概述与结论

　　4.1 评价活动概述

　　x×××年x×月××日，在××现场，评价组与××单位召开了评价首次会评估组组员×××等、受评方××× 等出席了首次会，评价组专家组组长×××主持会议，并对本次评价的目的、范围、依据、工作分工和 日程安排、评价注意事项等做了说明，受评方xxx 代表受评方欢迎评价组的到来，并要求×x×部门充分 认识评价工作的重要性，并全力配合此次评价活动。

　　随后，根据评价日程安排和分工，依据事先准备的提问单，通过访谈、观察、查阅资料等方式， 对受评方xx× 方面进行了评价和交流。在受评方的大力支持和配合下，评价组按照既定日程安排顺利 完成了评价范围内的各项活动。

　　××××年××月××日，评价组召开了评价末次会，专家组组长对本次评价的结论进行了通报，并期 望受评方对评价中发现的问题着重关注。

　　. .

　　4.2 结论

　　总体来看，受评方的文档工作……在文档管理体系，能力体系，文档完整性、准确性、系统性、 规范性、安全性和文档执行记录方面……本次评价最终得分××分，等级×级。同时，综合本次评价活

　　动，评价组认为受评方在文档管理方面存在以下良好实践和待改进项。 · 强项

　　· 待改进领域

　　4.3 后续行动

　　本次评价活动形成××项后续行动项，行动项内容如下：

　　1)×××领域

　　①x×× 问 题 ;

　　——行动项一：××x;

　　— — 行动项二：×××。

　　2)……

　　4.4 改进建议

　　本次评价活动行程×x 项改进建议，改进建议内容如下：

　　1)××x 领 域

　　①××x 问题;

　　— — 行动项：×x×。

　　2)……

　　五 、受评方单位人员信息表

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　　六、附件

　　附件1:记录卡 ××页